Qué es el RUT

La Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas, DIAN, define el Registro Único Tributario, RUT, como el mecanismo único para identificar, localizar y clasificar a las personas y entidades que tienen la condición de contribuyentes o declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes que declaran ingresos y patrimonio.

Incluye también a los responsables del Régimen Común y a los pertenecientes al régimen simplificado; agentes de retención, importadores, exportadores y otros usuarios de aduanas, y otros sujetos de obligaciones administrados por el Dian.

Para la identificación de esta información, el RUT está compuesto por el NIT o Número de Identificación Fiscal, que es asignado por la Dian de la U.A.E. y identificar de manera individual a la persona o empresa en cuestión, evitando errores de clasificación y obteniendo un mejor control sobre su actividad económica y cumplimiento de las obligaciones tributarias.

El RUT clasifica a las personas y entidades, según su función económica y comercial, de la siguiente manera:

  • Contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta.
  • No contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio.
  • Responsables del Régimen Común.
  • Pertenecientes del régimen simplificado.
  • Agentes retenedores.
  • Importadores, exportadores y usuarios aduaneros.
  • Sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales o DIAN.

Según la Dian, la posesión del RUT permite a las personas físicas y jurídicas con las que tienen una relación comercial, laboral o económica identificar su actividad económica registrada en el RUT.

También permite acreditar e identificar la actividad económica ante terceros con los que mantiene las relaciones antes mencionadas.

Por otro lado, es un documento esencial para identificar y reconocer sus obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias con el Estado, así como para realizar los trámites relacionados con el cumplimiento de las obligaciones del TAC a través de los servicios en línea y presenciales de la Dian.

Este documento debe estar en poder de quienes son declarantes del impuesto sobre la renta y no de los declarantes del impuesto sobre la renta y el patrimonio. Esta clasificación incluye: los responsables del régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes de retención; los importadores; los exportadores; otros usuarios de aduanas; otras personas sujetas a obligaciones administradas por la E.A.U., Dian que requiere registro.

El procedimiento para obtener el RUT y el formulario para ello no tiene costo alguno.

Requisitos para inscribirse en el RUT

No todas las personas que ejerzan actividad económica vigente cumplen con los requisitos para inscribirse en el RUT, por lo que, estas personas y entidades están obligados a inscribirse en el RUT:

  • Personas y entidades que cumplan con calidad de contribuyentes declarantes en el impuesto sobre la renta y complementario de ganancias ocasionales, y demás impuestos administrados por la DIAN.
  • Patrimonios autónomos.
  • Inversionistas extranjeros.
  • Sucursales de personas jurídicas o entidades extranjeras.
  • Personas naturales que actúen en calidad de representantes legales.
  • Personas y entidades no contribuyentes de ingresos y patrimonios.
  • Personas naturales y jurídicas del régimen simplificado del impuesto al consumo.
  • Responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado.
  • Personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas.
  • Responsables del impuesto al consumo.
  • Responsables del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM.
  • Agentes retenedores.
  • Importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros.
  • Profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros.
  • Los obligados a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal colombiana en efectivo.
  • Sujetos solicitados por la DIAN para efectos del control de las obligaciones sustanciales y formales que administra.
  • Inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio.

¿Qué sujetos comprende el RUT?

El Registro Único Tributario (RUT) cumple la función de ser un sistema único para identificar, ubicar y clasificar a:

  • Las personas y entidades que sean contribuyentes declarantes del impuesto de renta
  • A los no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio
  • A los responsables del régimen común
  • A los que pertenezcan al régimen simplificado
  • A los agentes retenedores
  • A los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros
  • A los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

¿Cómo saco el RUT en Colombia por primera vez?

Los pasos para iniciar el trámite para obtener el RUT los siguientes:

  • Acceder a la Web de la DIAN, www.dian.gov.co para sacar el RUT por Internet
  • Buscar la opción del RUT en el portal de la DIAN
  • En la parte lateral de la derecha figura el menú para ingresar a la sección del RUT de la DIAN.
  • Ingresar a la zona de inscripción en el RUT
  • El menú que les aparecerá en pantalla en la mencionada zona les permitirá inscribirse en el RUT.
  • Acceder mediante el menú que figura en la zona baja.

Tipo de inscripción al sacar el RUT por internet

En base al proceso de inscripción o de la forma para sacar el RUT existen diferentes opciones. Lo que dependerá a la hora de acceder a la opción que se ajuste a sus necesidades o a la condición legal:

  • Inscripción virtual persona natural no obligado a registro en cámara de comercio: Suele ser la opción que seleccionan por lo general las personas.
  • Persona natural o asimilada: Va dirigida a la persona natural cuyas actividades están excluidas del IVA y no son consideradas como mercantiles como ser los rentistas de capital, asalariados y similares. Además de las Personas Naturales con NIT asignado antes de Septiembre de 2004 y no se reinscribieron.
  • Persona jurídica o asimilada: Dirigida a una nueva persona jurídica que no requiera de un registro mercantil o certificado de cámara de comercio. Y para la Persona Jurídica con NIT asignado antes de Septiembre de 2004 y no se ha reinscrito.
  • Clientes que necesitan inscripción ante Cámara de Comercio: Esta opción es para la Persona Natural o Jurídica que no cuente con NIT y Necesita un registro mercantil o de un Certificado de Cámara de Comercio.