Indice
Gestión de la matrícula SIMAT
Una vez autenticado el módulo de inscripción le mostrará las cuatro pestañas desde las cuales gestionara la inscripción de sus estudiante. En este manual revisaremos la gestión de la pestaña matrículas SIMAT.
En esta pestaña usted encontrará precargados los estudiantes de acuerdo a la información suministrada por SIMAT a un corte antes de iniciar el proceso de inscripción.
Tenga en cuenta que desde finales del 2019 el icfes ha venido implementando integraciones con fuentes oficiales de la información como es SIMAT y la registraduría nacional. Por tanto todos los cambios que realice
sobre los estudiantes precargados o la adición de otros estudiantes deberán ser confirmados con el SIMAT para poderfinalizar el proceso de inscripción.
Si requiere adicionar estudiantes que no se encuentran precargados use la acción solicitud de ingreso individual que se encuentra en la sección de las acciones generales. El sistema le solicitará el tipo y número de documento del estudiante, luego dé clic en buscar.
Si el sistema encuentra información de la persona le precargara la información, en caso contrario deberá diligenciar los datos personale. Una vez complete la información solicitada dé clic en guardar. El sistema creará el estudiante en la pestaña de matrícula SIMAT y registrará una Novedad la cual será validada en un proceso automático que el icfes realiza con el SIMAT.
Si se encuentra seguro que la información ingresada corresponde a información del SIMAT, continúe con el proceso mediante la opción de pasar a la lista de aspirantes la cual será explicada más adelante.
Si requiere ajustar datos de los estudiantes que ya se encuentran en la lista de matriculados, seleccione en las acciones internas del estudiante la opción agregar Novedad, el sistema le presentará los tipos de Novedades a registrar así
Novedad en nombres
Si requiere realizar cambios sobre los nombres o los apellidos de los estudiantes. Esta Novedad no estará disponible si los datos del estudiante coinciden con información validada con la registraduría naciona.
Novedad en tipo de documento
Si requiere ajustar los datos de identificación tipo y número de documento del matriculado. Esta Novedad no está disponibles y los datos del estudiante coinciden con información validada con la registraduría nacional.
Novedad en número de documento
Si requiere ajustar el número de documento del matriculado. Esta Novedad no estará disponible si los datos del estudiante coinciden con información validada con la registraduría naciona.
Novedad en grado
Si requiere ajustar el grado al que pertenece el estudiante.
Novedad en institución educativa
Esta Novedad la podrá usar si el estudiante no corresponde a la sede jornada en la que se encuentra.
Una vez registrada la Novedad de clic en guarda, el sistema ajustará a la información del estudiante en la pestaña de matrícula SIMAT y registrará una Novedad la cual será validada en un proceso automático que el icfes realiza con el SIMAT.
Si se encuentra seguro que la información ingresada corresponde a información del SIMAT continúe con el proceso mediante la opción de pasar a la lista de aspirantes la cual será explicada más adelante.
Los estudiantes que presenten Novedades que no se han validado con SIMAT estarán marcados con un icono del reloj, una vez la Novedad sea validada, dicho icono desaparecerá.
El colegio no podrá generar el recibo de pago para aquellos estudiantes que presenten Novedades que no han sido validadas.
Si desea monitorear el avance de la validación de las Novedades que ha registrado lo podrá realizar usando la opción estado de Novedades que se encuentra en las acciones generales de la pestaña matrículas SIMAT. Allí podrá encontrar información del estado actual de cada una de sus Novedades y la fecha de la última consulta a SIMAT.
Confirmar aspirantes
Confirme un estudiante que aspira a inscribirse al examen haciendo clic en pasar a la lista de aspirantes entre las acciones que se les muestra a los estudiantes en esta etapa.
A continuación el sistema solicitará diligenciar la siguiente información adicional:
- fecha de nacimiento correspondiente al documento de identidad vigente
- correo electrónico del estudiante es muy importante para poder ser notificado durante el proceso
- género correspondiente al documento de identidad vigente
Validaciones del sistema
En el momento de adicionar un estudiante a la lista de aspirantes más realiza la búsqueda por documento en la base de datos del icfes. Si el documento ingresado ya existe en la base de datos el sistema le mostrará una lista de coincidencias correspondiente al documento de identidad ingresado. Verifique que la información registrada al estudiante corresponda al del documento de identificación.
Si una de las coincidencias corresponde seleccionelo si no hay condiciones que restrinjan la inscripción el sistema lo agregará a la lista de aspirantes. Si selecciona identidad o no corresponde, el sistema le solicitará diligenciar la información básica posteriormente el sistema lo agregará a la lista de aspirante.
Si el documento de identidad no aparece en la base de datos del icfes será confirmado como aspirante, pasará a la lista de aspirantes vinculados a la institución educativo y deberá completar los demás datos.